Sachbezüge pauschal versteuern: § 37b und § 40 EStG im Vergleich
Inhalt
Das Wichtigste auf einen Blick
Sie sind in der Lohnbuchhaltung oder im HR-Steuerteam und müssen entscheiden, wann ein Sachbezug pauschal versteuert wird? Dieser Leitfaden erklärt die zwei zentralen Pauschalversteuerungs-Wege im EStG: § 37b EStG (30 % auf Sachzuwendungen bis 10.000 € pro Empfänger und Jahr) und § 40 EStG (15-25 % auf bestimmte Lohn- und Sachbezugsarten). Außerdem: Wann reicht die 50-Euro-Sachbezug-Freigrenze nach § 8 Abs. 2 EStG aus, und ab wann muss pauschalversteuert werden?
Wann muss ein Sachbezug pauschal versteuert werden?
Direktantwort: Ein Sachbezug muss dann pauschal versteuert werden, wenn er nicht durch die monatliche 50-Euro-Freigrenze (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG) gedeckt ist und auch nicht unter eine andere Steuerbefreiung fällt. Der Arbeitgeber hat dann typischerweise zwei Wege: § 37b EStG (30 % Pauschalsteuer auf Sachzuwendungen bis 10.000 € pro Empfänger und Jahr) oder § 40 EStG (15-25 % Pauschalsteuer für spezifische Lohnbestandteile wie Mahlzeiten, Fahrtkostenzuschüsse oder Erholungsbeihilfen).
Wichtig: Beide Pauschalierungs-Paragraphen sind unterschiedliche Werkzeuge — sie schließen sich gegenseitig aus. Welcher anwendbar ist, hängt von der konkreten Sachzuwendung ab. Erholungsbeihilfen laufen IMMER über § 40, Geschäftspartner-Geschenke IMMER über § 37b.
Sozialversicherung beachten. Sachbezüge nach § 37b EStG sind für Arbeitnehmer SV-pflichtig (für Dritte/Geschäftspartner SV-frei). Die Pauschalierung nach § 40 EStG ist in den meisten Konstellationen für den Arbeitnehmer SV-frei — ein wesentlicher wirtschaftlicher Unterschied.
Erst die 50-Euro-Freigrenze prüfen (§ 8 Abs. 2 EStG)
Bevor eine Pauschalversteuerung überhaupt zum Thema wird, sollte geprüft werden: Lässt sich der Sachbezug innerhalb der monatlichen 50-Euro-Freigrenze nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG abbilden? Ist das der Fall, ist der Sachbezug vollständig steuer- und sozialversicherungsfrei — keine Pauschalsteuer nötig. Voraussetzung: ZAG-konforme Ausgestaltung der Sachleistung und das Zusätzlichkeitserfordernis nach § 8 Abs. 4 EStG.
→ 50-Euro-Sachbezug-Freigrenze nach § 8 Abs. 2 EStG
→ Steuerfreien Sachbezug mit Gutscheinen umsetzen
Dann § 37b oder § 40 EStG?
Erst wenn die Freigrenze nicht ausreicht oder gar nicht greift (z. B. bei Geschäftspartner-Geschenken), kommt die Pauschalversteuerung ins Spiel. Welcher Paragraph anwendbar ist, hängt von Empfänger und Anlass ab — siehe Vergleichstabelle unten.
§ 37b EStG: 30 % Pauschalsteuer auf Sachzuwendungen
Direktantwort: § 37b EStG erlaubt die Pauschalversteuerung von betrieblich veranlassten Sachzuwendungen mit 30 % (zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer auf den Pauschalsteuerbetrag). Empfänger können Arbeitnehmer ODER Dritte (z. B. Geschäftspartner) sein. Höchstgrenze: 10.000 € pro Empfänger und Wirtschaftsjahr.
Voraussetzungen
Drei Voraussetzungen kumulativ erfüllt:
- Betriebliche Veranlassung. Die Sachzuwendung muss aus betrieblichen Gründen erfolgen — typische Anwendungsfälle: VIP-Tickets, Geschäftsessen mit Kunden, hochwertige Sachgeschenke an Mitarbeitende über 50 €.
- Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn. Bei Arbeitnehmern muss der Sachbezug zusätzlich zum Gehalt gewährt werden — eine Gehaltsumwandlung schließt § 37b aus.
- Sachzuwendung, keine Geldleistung. Reine Geldzahlungen oder zweckgebundene Geldleistungen fallen nicht unter § 37b. Die Sachleistung muss klar als solche identifizierbar sein.
10.000-Euro-Grenze pro Empfänger und Jahr
Die 10.000-Euro-Grenze gilt pro Empfänger und Wirtschaftsjahr für die Anwendbarkeit der Pauschalversteuerung. Übersteigt der Wert der Sachzuwendungen an einen einzelnen Empfänger 10.000 € im Jahr, ist die Pauschalierung für den darüber hinausgehenden Anteil ausgeschlossen — der Mehrbetrag muss individuell versteuert werden. Die Grenze gilt separat für Arbeitnehmer und Dritte.
Sozialversicherung — Arbeitnehmer vs. Dritte
Wichtige Differenzierung: § 37b-Sachbezüge an Arbeitnehmer sind als sonstiger Bezug sozialversicherungspflichtig. Sachbezüge an Dritte (Geschäftspartner, externe Stakeholder) sind sozialversicherungsfrei. Bei der Wahl des Paragraphen für Arbeitnehmer ist § 40 EStG daher häufig wirtschaftlich attraktiver — siehe nächster Abschnitt.
§ 40 EStG: 15-25 % Pauschalsteuer für spezifische Konstellationen
Direktantwort: § 40 EStG bietet mehrere Pauschalversteuerungs-Tatbestände mit unterschiedlichen Steuersätzen — typischerweise 15 % oder 25 %. Anders als § 37b ist § 40 nur für Arbeitnehmer anwendbar. Großer Vorteil: Die nach § 40 EStG pauschalierten Beträge sind in den meisten Konstellationen für den Arbeitnehmer sozialversicherungsfrei.
§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 — Mahlzeiten (25 %)
Kostenlose oder verbilligte Mahlzeiten an Mitarbeitende (z. B. in der Kantine) können mit 25 % pauschal versteuert werden. SV-frei für den Arbeitnehmer. In der Praxis läuft hier die häufigste Anwendung: Kantinenmahlzeiten, deren wirtschaftlicher Wert über dem amtlichen Sachbezugswert (4,57 € pro Mittagessen in 2026) liegt.
→ Sachbezugswerte 2026 für Verpflegung
→ Essenszuschuss als steuerfreie Alternative
§ 40 Abs. 2 Satz 2 — Fahrtkostenzuschüsse (15 %)
Fahrtkostenzuschüsse für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (PKW-Variante) können mit 15 % pauschal versteuert werden. Die Höhe ist dabei an die Entfernungspauschale gekoppelt: Ab 2026 bis zu 0,38 € pro Entfernungskilometer, max. 4.500 € jährlich.
→ Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber 2026 — Detail
Erholungsbeihilfen, Datenverarbeitungsgeräte, Hochzeit/Geburt
Weitere § 40-Tatbestände mit Pauschalversteuerung 25 %: Erholungsbeihilfen (max. 156 € pro Mitarbeitenden + 104 € Ehegatte + 52 € pro Kind pro Jahr), Übereignung von Datenverarbeitungsgeräten, Pauschalierung bei besonderen Anlässen wie Heirat oder Geburt.
§ 37b vs. § 40 EStG — die wichtigsten Unterschiede
Praxis-Tipp: Wenn ein Tatbestand sowohl unter § 37b als auch § 40 fallen könnte (was selten ist), ist § 40 für Arbeitnehmer in der Regel wirtschaftlich günstiger — niedrigerer Steuersatz und SV-Freiheit.
Pauschalversteuerung vs. 50-Euro-Freigrenze: Wann lohnt sich was?
Die zentrale Entscheidung in der Lohnbuchhaltung: Reicht die 50-Euro-Sachbezug-Freigrenze, oder muss ich pauschalversteuern?
50-Euro-Freigrenze (§ 8 Abs. 2 EStG) ist die wirtschaftlich beste Lösung — vollständig steuer- und sozialversicherungsfrei für beide Seiten. Sinnvoll bei laufenden monatlichen Sachbezügen wie Tankgutscheinen, Sachbezugskarten oder Einkaufsgutscheinen bis 50 € pro Monat.
Pauschalversteuerung nach § 37b EStG (30 %) lohnt sich bei einmaligen oder höherwertigen Sachzuwendungen an Mitarbeiter über 50 € oder bei Geschenken an Geschäftspartner. Der Arbeitgeber trägt die Steuerlast, der Empfänger erhält den vollen Sachwert.
Pauschalversteuerung nach § 40 EStG (15-25 %) lohnt sich bei spezifischen Lohnbestandteilen wie Mahlzeitengestellung oder PKW-Fahrtkostenzuschüssen — vor allem wegen der SV-Freiheit für Arbeitnehmer.
→ Sachbezug-FAQ — alle Detailfragen
Lohnabrechnungs-Beispiele
Beispiel 1: Geschäftspartner-Geschenk über § 37b
Konstellation: Ein Unternehmen lädt drei wichtige Kunden zu einem hochwertigen Restaurantbesuch ein (350 € pro Person). Die Bewirtung ist betrieblich veranlasst, aber das Geschenk-Element (über die reine Bewirtung hinaus) soll dem Kunden nicht als geldwerter Vorteil angerechnet werden.
Anwendung § 37b EStG: Der Wert von 1.050 € wird vom Unternehmen pauschal mit 30 % versteuert = 315 € Pauschalsteuer (zzgl. Soli, ggf. Kirchensteuer auf den Steuerbetrag). Die Kunden müssen den geldwerten Vorteil dann nicht selbst versteuern. Sozialversicherungsrechtlich ist das unbedeutend, da Dritte ohnehin nicht SV-pflichtig sind.
Wirtschaftliche Bewertung: Der Arbeitgeber trägt 1.365 € (Geschenk + Steuer). Ohne Pauschalierung müssten die Kunden den Wert als Betriebseinnahme verbuchen — das wäre ein PR-Schaden für die Geschäftsbeziehung.
Hinweis: Die Abgrenzung zwischen abzugsfähiger Bewirtung (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG) und geldwerter Sachzuwendung ist im Einzelfall komplex. Vor Anwendung im konkreten Fall mit Steuerberater abstimmen.
Beispiel 2: Mahlzeitengestellung über § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1
Konstellation: Ein Unternehmen subventioniert die Kantine. Mitarbeitende zahlen einen reduzierten Preis von 4,57 € pro Mittagessen — den amtlichen Sachbezugswert 2026. Der wirtschaftliche Wert der Mahlzeit liegt typischerweise höher (z. B. 8 €). Die Differenz (3,43 €) ist geldwerter Vorteil.
Anwendung § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG: Die Differenz wird pauschal mit 25 % versteuert. Bei 220 Arbeitstagen pro Jahr: 3,43 € × 220 = 754,60 € — Pauschalsteuer 25 % = 188,65 € pro Mitarbeiter. Wichtiger Vorteil: Sozialversicherungsfrei für den Arbeitnehmer.
Alternative: Statt Mahlzeitengestellung über § 40 EStG kann der Essenszuschuss mit Lösungen wie dem Hrmony Essenszuschuss als steuerfreie Leistung angeboten werden (4,57 € amtlicher Sachbezugswert + bis 3,10 € steuerfreier AG-Zuschuss = 7,67 € pro Mahlzeit ohne Lohnsteuer und ohne SV-Beiträge). Diese Variante ist wirtschaftlich oft günstiger.
Beispiel 3: Sachbezug über 50 Euro — was tun?
Konstellation: Ein Mitarbeiter erhält in einem Monat einen Sachbezug im Wert von 75 € (z. B. ein Geschenk zum 10-jährigen Jubiläum). Die 50-Euro-Freigrenze nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG ist überschritten — der gesamte Betrag (nicht nur der überschießende Teil) wird steuerpflichtig.
Anwendung § 37b EStG: Der Arbeitgeber kann die 75 € pauschal mit 30 % versteuern = 22,50 € Pauschalsteuer plus Sozialversicherungs-Pflicht für den Arbeitnehmer. Damit erhält der Mitarbeiter den vollen Sachwert (75 €) — der Arbeitgeber trägt die Steuerlast plus seinen SV-Anteil.
Hinweis: Liegt zusätzlich ein "persönlicher Anlass" vor (Jubiläum, Hochzeit, Geburt, Geburtstag), greift R 19.6 Abs. 1 LStR — der Sachbezug ist bis 60 € pro Anlass steuerfrei. Bei 75 € müssen also nur 15 € pauschal versteuert werden — oder die Geschenkhöhe wird auf 60 € reduziert. Die 60-Euro-Aufmerksamkeit zählt nicht zur monatlichen 50-Euro-Freigrenze und kann zum Beispiel mit Hrmony Geschenke einfach und steuerkonform abgewickelt werden.
