Wie bleiben Weihnachtsgeschenke für Mitarbeitende steuer- und abgabenfrei?

Weihnachtsgeschenke für Mitarbeitende bleiben auf zwei Wegen komplett steuer- und beitragsfrei: als Sachbezug bis 50 € im Dezember oder als Geschenk auf der Weihnachtsfeier innerhalb von 110 € je Person. Für teurere Geschenke gibt es einen dritten Weg: Der Arbeitgeber übernimmt die Lohnsteuer pauschal nach § 37b EStG. Für Mitarbeitende ist das Geschenk dann lohnsteuerfrei, Sozialversicherungsbeiträge fallen aber an. Die 60-€-Grenze für Aufmerksamkeiten gilt zu Weihnachten nicht, und der häufigste Fehler passiert dort, wo Unternehmen schon einen Sachbezug anbieten.

Wie hoch darf ein Weihnachtsgeschenk für Mitarbeitende sein?

Steuerfrei sind bis zu 50 € als Sachbezug im Dezember, auf der Weihnachtsfeier bis zu 110 € je Person einschließlich aller Feierkosten. Was darüber liegt, kann der Arbeitgeber mit 30 % pauschal versteuern. Geld ist nie steuerfrei, egal in welcher Höhe.

Welcher Weg passt, hängt davon ab, wie Sie das Geschenk übergeben und was im Dezember sonst schon läuft:

Weihnachtsgeschenke bis 50 Euro: Wann bleibt der Sachbezug frei?

Ein Weihnachtsgeschenk bis 50 € ist frei, solange es im Dezember der einzige Sachbezug ist. Die Grenze nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG gilt für die Summe aller Sachbezüge im Kalendermonat, nicht je Geschenk.

Genau daran scheitert die Rechnung in vielen Unternehmen. Wer seinem Team ohnehin jeden Monat 50 € per Gutschein oder Smartcard gibt, hat den Dezember schon ausgeschöpft. Ein zusätzliches Präsent kippt dann den ganzen Monat:

• Monatlicher Sachbezug: 50 €
• Weihnachtspräsent: 25 €
• Summe im Dezember: 75 € – steuer- und beitragspflichtig sind dann alle 75 €, nicht nur die 25 € darüber.

Die 50 € sind eine Freigrenze. Schon ein Cent darüber nimmt dem gesamten Betrag die Steuerfreiheit, auch dem laufenden Gutschein, der allein unproblematisch gewesen wäre.

Für Unternehmen mit laufendem Sachbezug gibt es zwei saubere Lösungen. Entweder wird die Dezember-Aufladung selbst zum Weihnachtsgeschenk – mit eigener Botschaft, aber ohne zusätzlichen Betrag. Oder das Präsent wird auf der Weihnachtsfeier überreicht und läuft dann über den Freibetrag der Betriebsveranstaltung, nicht über den Sachbezug.

Wer den Sachbezug noch nicht nutzt, hat den Dezember frei: Ein Gutschein bis 50 € bleibt dann steuer- und beitragsfrei, sofern er die Gutscheinkriterien erfüllt (dazu unten mehr).

Geschenk auf der Weihnachtsfeier: Wie funktioniert der 110-Euro-Freibetrag?

Wird das Geschenk auf der Weihnachtsfeier überreicht, zählt es zu den Kosten der Feier. Für diese gilt ein Freibetrag von 110 € je Person und Veranstaltung, für höchstens zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG).

Anders als die 50 € ist das ein Freibetrag: Liegt die Summe darüber, ist nur der übersteigende Teil Arbeitslohn. Ein Beispiel:

1. Essen, Getränke und Location kosten 70 € pro Person.
2. Das Geschenk kostet 55 €.
3. Zusammen sind das 125 €, also 15 € über dem Freibetrag.
4. Diese 15 € kann der Arbeitgeber mit 25 % pauschal versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG). Wird die Pauschalsteuer im Abrechnungszeitraum abgeführt, bleibt der Betrag beitragsfrei (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV).

Drei Bedingungen werden oft übersehen. Die Pauschalierung mit 25 % ist nur möglich, wenn die Feier allen Beschäftigten des Betriebs oder Betriebsteils offensteht – eine Feier nur für die Führungsebene erfüllt das nicht. Bringen Mitarbeitende Partner oder Kinder mit, wird deren Kostenanteil der eingeladenen Person zugerechnet; es entsteht kein zweiter Freibetrag. Und eine reine Geschenkübergabe ist noch keine Betriebsveranstaltung. Dafür braucht es einen gesellschaftlichen Rahmen, etwa mit Bewirtung, Reden oder Programm.

Verschickt ein Unternehmen das Präsent per Post, greift der Freibetrag nicht. Dann bleibt nur der Sachbezug im Dezember oder die Pauschalierung nach § 37b.

Sachbezug und Weihnachtsfeier kombinieren: bis zu 160 Euro

Beide Wege stehen unabhängig nebeneinander. Ist der Sachbezug im Dezember noch frei, lassen sich 50 € als Gutschein und 110 € für Feier und Geschenk kombinieren – zusammen bis zu 160 € je Person steuer- und beitragsfrei. Die Bedingung bleibt dieselbe wie oben: Läuft bereits ein monatlicher Sachbezug, ist die Kombination nicht möglich, die 50 € sind dann schon vergeben.

Teurere Geschenke: Was kostet die Pauschalierung nach § 37b wirklich?

Für Geschenke über diesen Grenzen kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer mit 30 % pauschal übernehmen, zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer (§ 37b EStG). Für Mitarbeitende ist das Geschenk dann lohnsteuerfrei.

Sozialversicherungsfrei ist es damit nicht. Geschenke an die eigene Belegschaft laufen über § 37b Absatz 2 und bleiben beitragspflichtig; die Befreiung in der Sozialversicherungsentgeltverordnung gilt nur für Zuwendungen an Beschäftigte anderer Unternehmen. Viele Ratgeber stellen die 30 % als Komplettlösung dar. Für eigene Mitarbeitende fallen aber zusätzlich Beiträge auf den Wert des Geschenks an, und übernimmt der Arbeitgeber auch den Arbeitnehmeranteil, wird es noch teurer.

Eine Grenze nach oben gibt es ebenfalls: Pauschaliert werden können höchstens 10.000 € je Empfänger und Wirtschaftsjahr. Für Weihnachtsgeschenke spielt das selten eine Rolle, für Prämienprogramme schon.

Ob sich § 37b gegenüber einer Weihnachtsfeier oder dem Sachbezug rechnet, zeigt der Vergleich im Ratgeber Sachgeschenke: Freigrenze oder Pauschalsteuer.

Was gilt für Gutscheine als Weihnachtsgeschenk?

Ein Gutschein ist nur dann ein Sachbezug, wenn er ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigt und die Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllt (§ 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG). Typisch sind Gutscheine für einen begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen oder für ein begrenztes Waren- und Dienstleistungsspektrum. Gutscheine mit Barauszahlung oder frei nutzbare Geldkarten gelten als Barlohn.

Dazu muss der Gutschein zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn kommen (§ 8 Abs. 4 EStG). Das betrifft vor allem das Weihnachtsgeld: Ist es vertraglich zugesagt, lässt es sich nicht steuerfrei in Gutscheine umwandeln. Wie der Sachbezug trotzdem als Alternative zum Weihnachtsgeld funktioniert, erklärt der Ratgeber Sachbezug statt Weihnachtsgeld. Die Hintergründe zum Weihnachtsgeld selbst finden Sie unter Weihnachtsgeld: Steuer und Sozialabgaben.

Wie setzen Unternehmen Weihnachtsgeschenke für das ganze Team um?

Bei 50 oder 100 Mitarbeitenden wird aus dem Weihnachtsgeschenk ein Verwaltungsprojekt: Gutscheine besorgen, verteilen, für die Lohnabrechnung dokumentieren und prüfen, ob im Dezember noch andere Sachbezüge laufen. Ein digitaler Sachbezug nimmt diese Schritte ab.

Mit dem Hrmony Sachbezug wählen Mitarbeitende ihre Gutscheine und Abos selbst in der Hrmony App, innerhalb der monatlichen 50 €. Mit der Smartcard HelloBonnie by Hrmony kaufen sie in den freigeschalteten Brand Spaces und Regional Spaces ein. In beiden Fällen läuft der Betrag als Sachbezug, und die Freigrenze ist für jeden Monat im Blick, also auch im Dezember.

Wer mehr verschenken will als einen Gutschein, kann zu Weihnachten auch einen neuen Benefit ankündigen. Der Hrmony Essenszuschuss lässt sich zum Beispiel per Gehaltsumwandlung einführen, ohne zusätzliches Lohnbudget: Mitarbeitende erhalten mehr Netto, die Personalkosten bleiben gleich.

Für Geschenke zu persönlichen Anlässen wie Geburtstag oder Dienstjubiläum gelten andere Regeln. Einen Überblick über alle steuerlich begünstigten Mitarbeitergeschenke gibt der Ratgeber Steuerfreie Geschenke an Mitarbeiter.