Warengutscheine für Mitarbeiter: bis 50 € steuerfrei – unter drei Bedingungen

Seit 2020 sind Gutscheine im Einkommensteuergesetz zunächst einmal Geld. Erst eine Ausnahme macht sie wieder zum Sachbezug, und an dieser Ausnahme scheitern in der Betriebsprüfung die meisten Modelle. Dieser Beitrag klärt, welcher Gutschein steuerlich als was gilt. Die Freigrenze selbst, ihre Berechnung und die Abbildung in der Lohnabrechnung stehen im Überblick zum Sachbezug.

Was ist ein Warengutschein?

Ein Warengutschein berechtigt zum Bezug einer Ware oder Dienstleistung – beim Arbeitgeber selbst oder bei einem Dritten. Steuerlich fällt darunter mehr als Papier: Das Bundesfinanzministerium zählt Gutscheinkarten, digitale Gutscheine, Gutscheincodes, Gutschein-Apps und Wertguthabenkarten in Form von Prepaid-Karten ausdrücklich dazu (BMF-Schreiben vom 15.03.2022, Rn. 3).

Was viele überrascht: Ein aufgedruckter Euro-Betrag ändert daran nichts. Das BMF stellt bei allen ZAG-Fallgruppen klar, dass die Einordnung „unabhängig von einer Betragsangabe" erfolgt (Rn. 9, 12, 14). Die verbreitete Faustregel „Warengutschein gut, Wertgutschein schlecht" führt in die Irre. Maßgeblich ist nicht, was auf dem Gutschein steht, sondern was man damit bekommen kann.

Davon zu trennen ist die zweckgebundene Geldzahlung. Wer 50 € überweist und dazuschreibt, das Geld sei für den Supermarkt, hat steuerpflichtigen Arbeitslohn geschaffen – die Zweckbindung ändert nichts (Rn. 1). Dasselbe gilt umgekehrt: Kaufen Mitarbeitende zuerst selbst und reichen den Beleg ein, ist das eine nachträgliche Kostenerstattung und damit Geld, auch wenn der Gutschein vom Arbeitgeber stammt (Rn. 3, 20).

Wann ein Gutschein als steuerfreier Sachbezug gilt

Ein Gutschein bleibt bis 50 € im Kalendermonat lohnsteuer- und beitragsfrei, wenn er ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigt, die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG erfüllt und zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Die Grenze liegt seit 2022 bei 50 €, davor waren es 44 €. Für die ZAG-Anforderung gibt es vier Fallgruppen – eine muss passen.

„Eigene Produktpalette" meint hier den Händler, der den Gutschein ausstellt – nicht das Sortiment des Arbeitgebers. Gutscheine auf die eigenen Waren des Arbeitgebers laufen über einen anderen Weg (siehe Vergleich unten).

Eine Falle steckt in der letzten Zeile: Die Inanspruchnahme der 50-€-Freigrenze ist selbst kein begünstigter Zweck im Sinne der Zweckkarte. Eine Karte wird nicht dadurch ZAG-konform, dass auf ihr steht, sie diene dem steuerfreien Sachbezug (Rn. 15).

Gutscheine großer Online-Händler und Marktplätze

Hier hilft keine Markenliste, sondern eine Regel: Eine Karte funktioniert, solange sie ausschließlich zum Bezug von Waren aus der eigenen Produktpalette des Händlers berechtigt – Verkauf und Versand durch den Händler selbst. Sie funktioniert nicht mehr, sobald damit auch Produkte von Fremdanbietern über einen Marketplace gekauft werden können (Rn. 11).

Die im Netz kursierenden Listen mit „diese Marken gehen nicht" greifen deshalb zu kurz. Ob ein bestimmter Händlergutschein die Voraussetzung erfüllt, hängt an seinen aktuellen Einlösebedingungen und kann sich ändern. Die Prüffrage lautet nicht „welche Marke?", sondern: Kann damit auch außerhalb des eigenen Sortiments eingekauft werden?

Sechs Merkmale machen einen Gutschein zur Geldleistung

Liegt eines dieser Merkmale vor, ist die Zuwendung Geldleistung – unabhängig von ZAG-Konformität und Höhe (Rn. 24). Die 50-€-Freigrenze ist dann von vornherein nicht anwendbar; es liegt Arbeitslohn vor, der nach den allgemeinen Regeln zu behandeln ist.

Stets als Geldleistung zu behandeln sind Gutscheine und Karten, die

• eine Barauszahlungsfunktion haben. Unschädlich ist die Auszahlung oder Übertragung eines Restguthabens bis zu einem Euro – auch bei einem monatlichen Wechsel, etwa der Ladenkette, im Rahmen einer weiteren Aufladung derselben Karte.
• eine eigene IBAN haben.
• für Überweisungen verwendet werden können.
• den Erwerb von Devisen oder Kryptowährungen ermöglichen.
• als generelles Zahlungsinstrument hinterlegt werden können.
• ausschließlich dazu berechtigen, sie gegen andere Gutscheine oder Geldkarten einzulösen – etwa über ein Gutscheinportal. Der Bezug eines weiteren Gutscheins ist kein Bezug von Waren oder Dienstleistungen.

Das letzte Merkmal hat eine Ausnahme, die in der Praxis über ganze Modelle entscheidet. Der Gutschein bleibt Sachbezug, wenn durch technische Vorkehrungen und die verwendeten Vertragsvereinbarungen sichergestellt ist, dass erstens die Einlösung nur gegen Gutscheine möglich ist, die ihrerseits die ZAG-Kriterien erfüllen, und zweitens das Guthaben den Mitarbeitenden erst nach der Auswahl des anderen Gutscheins zur Verfügung steht – also etwa die Auswahl vor Freischaltung des Codes oder vor Aufladung der Karte erfolgt.

Hinweis vom Experten Die Ausnahme verlangt beides: Technik und Vertrag. Ein Portal, das die Auswahl technisch vor die Freischaltung legt, aber vertraglich freie Verfügung zusichert, erfüllt sie nicht. Bei Anbieterlösungen gehört die Vertragsklausel deshalb in die eigene Ablage, nicht nur die Produktbeschreibung.

Ebenfalls Geldleistung ist die Prepaid-Kreditkarte mit überregionaler Akzeptanz ohne Produktbegrenzung. Dass eine Karte nur in Deutschland funktioniert, reicht für sich genommen nicht aus (Rn. 23). Wie Sachbezugskarten diese Anforderungen technisch abbilden, erklärt der Beitrag zur Sachbezugskarte.

Zusätzlich zum Gehalt: die Bedingung, die nur für Gutscheine und Geldkarten gilt

Gutscheine und Geldkarten fallen nur dann unter die 50-€-Freigrenze, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Für andere Sachbezüge unter 50 €, etwa überlassene Waren, gilt diese Bedingung nicht.

Die Einschränkung steht im zweiten Halbsatz von § 8 Abs. 2 S. 11 EStG und wird übersehen, weil sie im ersten Halbsatz noch nicht auftaucht. Gehaltsverzicht und Gehaltsumwandlung schließen die Begünstigung damit aus (Rn. 4). Ein Modell, bei dem jemand auf 50 € Bruttolohn verzichtet und dafür einen Gutschein bekommt, fällt damit nicht unter die Freigrenze.

Was „zusätzlich" genau heißt, definiert § 8 Abs. 4 EStG seit 2020 in vier Bedingungen – nachzulesen im Sachbezug-Überblick.

Zufluss: Es zählt der Monat der Übergabe, nicht der des Einkaufs

Der Vorteil fließt bei Gutscheinen, die bei einem Dritten einzulösen sind, im Zeitpunkt der Hingabe zu; bei Geldkarten frühestens mit der Aufladung des Guthabens. Für die Freigrenze zählt deshalb der Monat der Hingabe, nicht der Einlösung (Rn. 26).

Für die Beschaffung heißt das: Ein Arbeitgeber kann Gutscheine für ein ganzes Jahr auf einmal einkaufen. Der Einkauf löst beim Mitarbeitenden nichts aus – erst die Übergabe tut das. Wer zwölf Gutscheine im Januar bestellt und sie monatlich ausgibt, bleibt im Monatsrhythmus der Freigrenze.

Kritisch wird es, wenn alle zwölf Gutscheine einer Person im Januar übergeben werden. Dann fließen 600 € in einem Monat zu, die Freigrenze dieses Monats ist überschritten, und die Begünstigung entfällt für den gesamten Betrag. Die 50 € gelten je Kalendermonat und werden nicht übertragen – weder nach vorn noch nach hinten.

Für Mitarbeitende gilt umgekehrt: Wer monatlich einen Gutschein erhält, darf ihn liegen lassen und später mit weiteren gemeinsam einlösen, soweit die Händlerbedingungen das zulassen. Der Zufluss ist mit der Hingabe abgeschlossen; die spätere Einlösung ändert daran nichts.

Anders bei Gutscheinen, die beim Arbeitgeber selbst einzulösen sind: Hier fließt der Vorteil erst im Zeitpunkt der Einlösung zu. Werden mehrere gesammelte Gutscheine in einem Monat eingelöst, treffen sie dort zusammen und können die Grenze gemeinsam reißen (Rn. 26; R 38.2 Abs. 3 LStR).

Drei steuerliche Wege für Gutscheine an Mitarbeitende

Für Gutscheine an Mitarbeitende kommen drei Regelungen infrage. Sie schließen sich nicht aus und lassen sich im selben Monat kombinieren.

Die drei Wege lassen sich kombinieren, aber nicht austauschen. Die 60-€-Aufmerksamkeit setzt einen besonderen persönlichen Anlass voraus und ist kein zweiter monatlicher Gutschein-Topf. Und beim Rabattfreibetrag heißt steuerfrei nicht automatisch beitragsfrei: Dafür muss der Vorteil zusätzlich zum Lohn kommen. Ersetzt er einen Bruttolohnverzicht, bleibt er steuerfrei und wird trotzdem beitragspflichtig – die Deutsche Rentenversicherung nennt dafür ausdrücklich Warengutscheine als Beispiel. Welche Anlässe zählen und wie der Rabatt berechnet wird, klären die Beiträge zu Aufmerksamkeiten und zum Belegschaftsrabatt.

Welche Unterlagen sollten Arbeitgeber für Warengutscheine bereithalten?

Die Lohnsteuer-Außenprüfung sieht sich bei Gutscheinen nicht nur den Betrag an, sondern die Ausgestaltung. Eine bestimmte Dokumentenform schreibt das Gesetz dafür nicht vor – die Voraussetzungen müssen im Streitfall aber nachvollziehbar sein. Vier Unterlagen haben sich in der Praxis bewährt; sie sind Empfehlung, nicht Pflichtenkatalog:

• Vereinbarung über die Zusätzlichkeit – § 8 Abs. 4 EStG verlangt keine bestimmte Form, eine schriftliche Zusatzvereinbarung erleichtert den Nachweis aber erheblich. Sinnvoll ist, die vier gesetzlichen Punkte abzubilden: keine Anrechnung auf den Lohn, keine Herabsetzung des Lohns zugunsten der Leistung, kein Ersatz für eine bereits vereinbarte Erhöhung, keine Erhöhung bei Wegfall.
• Unterlagen zur Einlösebeschränkung – welche Akzeptanzstellen oder welche Produktgruppe? Bei Kartenlösungen liefert das der Anbieter; sinnvollerweise liegen die Unterlagen auch in der eigenen Ablage.
• Empfangsnachweis je Mitarbeitendem mit Datum der Übergabe und Wert. Er ist nicht vorgeschrieben, macht die Zuordnung des Zuflusses zum richtigen Monat aber überprüfbar.
• Monatsübersicht der Sachbezüge, die unter die Freigrenze fallen – die 50 € gelten für deren Summe; ein zweiter solcher Sachbezug kann den ersten mitkippen. Nicht mitzuzählen sind Leistungen, die nach anderen Vorschriften behandelt werden: Mahlzeiten und Essenszuschüsse mit amtlichem Sachbezugswert, der Dienstwagen, Belegschaftsrabatte nach § 8 Abs. 3 EStG sowie Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen, die schon kein Arbeitslohn sind. Eine laufende Übersicht ist der einfachste Weg, das auseinanderzuhalten.

Ein Detail, das Geld spart: Vom Arbeitgeber getragene Gebühren für Bereitstellung und Aufladung zählen nach Rn. 3 nicht als zusätzlicher geldwerter Vorteil. Sie verbrauchen die 50 € also nicht.

Die häufigsten Fehler bei Warengutscheinen

Gehaltsumwandlung statt Zusatzleistung. Der teuerste Fehler, weil er sich rückwirkend über alle Monate summiert.

Die Freigrenze wird pro Gutschein gerechnet. Zwei Gutscheine à 30 € im selben Monat ergeben 60 € steuerpflichtigen Arbeitslohn – nicht 10 €. Für Zuwendungen, die bewusst über der Grenze liegen, gibt es einen anderen Weg: die Pauschalversteuerung von Sachbezügen.

Zwölf Monatsbeträge auf einmal übergeben. Der Einkauf für ein ganzes Jahr ist unproblematisch; die Übergabe aller Gutscheine in einem Monat ist ein Zufluss über der Freigrenze.

Die Karte erlaubt Barauszahlung. Steht oft als Nebenfunktion in den Anbieterbedingungen und wurde nie geprüft.

Wahlrecht zwischen Gutschein und Geld. Kann die Person statt der Sache auch Geld verlangen, liegt von vornherein kein Sachbezug vor – unabhängig davon, ob jemand das Angebot nutzt (Rn. 5).

Erst selbst kaufen, dann erstatten lassen. Der bequemste Weg ist steuerlich der schlechteste.

Wie sich Warengutscheine umsetzen lassen

Manuell beschaffte Gutscheine erzeugen laufenden Aufwand: monatliche Übergabe, Empfangsbestätigungen, Prüfung der Freigrenze über die dafür maßgeblichen Sachbezüge, Nachweis der Einlösebeschränkung, Lohndaten für die Abrechnung. Jeder dieser Schritte ist zugleich eine Stelle, an der ein Modell in der Prüfung kippen kann.

Digitale Lösungen können diese Schritte bündeln: Über Hrmony Sachbezug lassen sich monatliche Gutscheine bereitstellen, über Hrmony Geschenke Gutscheine zu besonderen persönlichen Anlässen. Bei der HelloBonnie Smartcard ordnen Mitarbeitende ihr Budget Regional Spaces oder Brand Spaces zu, und es steht erst nach dieser Zuordnung zur Verfügung. Ob ein konkretes Modell die steuerlichen Voraussetzungen erfüllt, hängt von seiner tatsächlichen technischen und vertraglichen Ausgestaltung ab – ein Vergleich der Sachbezugslösungen zeigt, worin sich die Anbieter unterscheiden.

Bei Zweifeln an der lohnsteuerlichen Behandlung eines Modells können Arbeitgebende beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt eine gebührenfreie Anrufungsauskunft nach § 42e EStG beantragen. Sie bindet die Finanzbehörden für den geschilderten Sachverhalt im Lohnsteuerabzugsverfahren. Sozialversicherungs- und aufsichtsrechtliche Fragen klärt sie nicht: Die Rentenversicherung prüft in der Betriebsprüfung eigenständig (§ 28p SGB IV).

Fazit: Warengutscheine, die Freude machen und steuerlich passen

Ein Warengutschein ist schnell verschenkt. Damit aus der guten Idee ein verlässlicher Benefit für Mitarbeitende wird, lohnt sich vorher ein Blick auf die Details: Wo lässt er sich einlösen, wird er zusätzlich zum Gehalt gewährt und wann fließt er den Mitarbeitenden zu? Wer das klärt, kann den monatlichen 50-€-Sachbezug sauber nutzen. Bei besonderen persönlichen Anlässen kommt daneben die 60-€-Aufmerksamkeit in Betracht. So bleibt die Geste persönlich – ohne unangenehme Überraschungen in der Lohnabrechnung.