Fehlgeldentschädigung (Mankogeld): Steuerfreie Pauschale für Kassendifferenzen
Inhalt
Das Wichtigste auf einen Blick
Quick Check: Ersetzt Mankogeld die Haftung des Arbeitnehmers bei Kassenfehlbeträgen?
Nein. Mankogeld ist ein pauschaler Risikoausgleich für den Mitarbeitenden, die Haftung bei konkreten Kassenfehlbeträgen folgt den Grundsätzen der innerbetrieblichen Schadensteilung. Beides muss getrennt betrachtet werden – ein automatischer Lohnabzug bei jedem Fehlbetrag ist arbeitsrechtlich nicht zulässig.
Mitarbeitende im Kassen- und Zähldienst übernehmen tagtäglich Verantwortung für Bargeldbestände. Trotz aller Sorgfalt können kleine Kassendifferenzen entstehen. Genau dafür gibt es die Fehlgeldentschädigung – im HR- und Lohnbuchhaltungs-Sprachgebrauch auch Mankogeld oder Zählgeld genannt: eine pauschale Vergütung, die bis 16 € pro Monat steuer- und sozialversicherungsfrei gezahlt werden kann (R 19.3 Abs. 1 Nr. 4 LStR).
Dieser Leitfaden zeigt, wer Anspruch hat, wie die Pauschale in der Lohnabrechnung behandelt wird und wie sie sich von anderen steuerfreien Arbeitgeberleistungen abgrenzt.
Was ist die Fehlgeldentschädigung (Mankogeld)?
Die Fehlgeldentschädigung – synonym häufig Mankogeld oder Zählgeld – ist eine pauschale Vergütung, die Arbeitgebende ihren Mitarbeitenden im Kassen- oder Zähldienst gewähren können. Sie soll geringe Kassenfehlbeträge ausgleichen, die im normalen Arbeitsalltag auch bei sorgfältiger Tätigkeit entstehen können.
Rechtsgrundlage ist die Lohnsteuer-Richtlinie R 19.3 Abs. 1 Nr. 4 LStR. Sie definiert die Fehlgeldentschädigung als steuerfreien Auslagenersatz – also nicht als Arbeitslohn im engeren Sinne, sondern als Erstattung eines typisierten beruflichen Risikos.
Wer hat Anspruch auf Mankogeld?
Die Fehlgeldentschädigung ist auf Mitarbeitende beschränkt, die im Kassen- oder Zähldienst tätig sind. Klassische Anwendungsfelder sind:
- Kassierer:innen im Einzelhandel und in der Gastronomie
- Mitarbeitende an Service- und Empfangsschaltern (z. B. Hotels, Behörden, Ticketverkauf)
- Beschäftigte in Bankfilialen und Sparkassen mit Kassentätigkeit
- Mitarbeitende in Geld- und Wertdiensten, im Zähldienst von Zentralkassen oder beim Bargeldhandling im Backoffice
Wichtig: Mitarbeitende, die nur gelegentlich oder in geringem Umfang mit Kassentätigkeiten betraut sind, können ebenfalls Mankogeld erhalten – die Pauschale ist nicht auf Vollzeit-Kassierer:innen begrenzt. Beschäftigte ohne jegliche Kassenverantwortung haben dagegen keinen Anspruch.
Steuerliche Behandlung – die 16-€-Grenze im Detail
Die Fehlgeldentschädigung ist bis 16 € pro Monat sowohl lohnsteuerfrei als auch sozialversicherungsfrei. Diese Doppel-Freistellung ist die zentrale Besonderheit: Sie macht das Mankogeld zu einer der wenigen Pauschalen, die ohne Belegnachweis und ohne Pauschalversteuerung komplett abgabenfrei beim Mitarbeitenden ankommt.
Was passiert bei Überschreitung?
Zahlt der Arbeitgeber mehr als 16 € pro Monat, ist nur der übersteigende Anteil als steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn zu behandeln (R 19.3 Abs. 1 Nr. 4 LStR: "Soweit die Pauschalvergütungen … den Betrag von 16 Euro monatlich übersteigen"). Die 16 € bleiben in jedem Fall begünstigt – es handelt sich also faktisch um einen Freibetrag-Charakter, nicht um eine reine Freigrenze.
Beispiel:Zahlt ein Unternehmen einer Kassiererin 25 € Mankogeld pro Monat, sind 16 € steuer- und sv-frei. Die verbleibenden 9 € fließen als regulärer Bruttoarbeitslohn in die Lohnabrechnung ein und unterliegen Lohnsteuer und Sozialabgaben.
Mankogeld in der Lohnabrechnung – so wird es verbucht
Für die Lohnbuchhaltung wird Mankogeld als eigene Lohnart angelegt, die als steuerfreier Bezug klassifiziert ist. Die wichtigsten Punkte:
- Lohnartenkonfiguration: Im Lohnsystem (DATEV, SAP HCM, sage etc.) eine Lohnart "Fehlgeldentschädigung" oder "Mankogeld" anlegen, mit den Kennzeichen „lohnsteuerfrei" und „sozialversicherungsfrei"
- Bruttoarbeitslohn: Das Mankogeld erhöht den Bruttoarbeitslohn nicht – es läuft als steuerfreier Bezug separat auf der Lohnabrechnung
- Lohnsteuerbescheinigung: Mankogeld erscheint nicht in Zeile 3 (Bruttoarbeitslohn) der Lohnsteuerbescheinigung
- Sozialversicherung: Mankogeld zählt nicht zur Beitragsbemessungsgrundlage der Sozialversicherung – weder Arbeitgeber- noch Arbeitnehmer-Anteile fallen an
- Auszahlung: Die Pauschale wird typischerweise monatlich mit dem regulären Gehalt ausgezahlt – eine separate Auszahlung ist möglich, aber unüblich
- Dokumentation: Eine schriftliche Vereinbarung (Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarung, Betriebsvereinbarung) zur Mankogeld-Regelung wird bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung gerne gesehen
Bei Überschreitung der 16-€-Grenze wird der übersteigende Betrag in eine separate, steuerpflichtige Lohnart umgebucht. Die meisten Lohnsysteme können dies automatisch über eine entsprechende Regel abbilden.
Kassenfehlbetrag und Arbeitnehmer-Haftung – kurzer Hinweis
Die Zahlung von Mankogeld ist kein Freibrief für einen pauschalen Lohnabzug bei Kassendifferenzen. Beide Themen müssen voneinander getrennt betrachtet werden:
- Das Mankogeld ist ein steuerfreier Risikoausgleich für die Mitarbeitenden – also eine Leistung des Arbeitgebers.
- Die Haftung des Arbeitnehmenden bei einem konkreten Kassenfehlbetrag richtet sich nach den allgemeinen Grundsätzen der innerbetrieblichen Schadensteilung (Arbeitnehmer-Haftung bei betrieblich veranlasster Tätigkeit). Diese Grundsätze unterscheiden zwischen leichter, mittlerer und grober Fahrlässigkeit – mit jeweils unterschiedlichen Haftungsfolgen.
Ein automatischer Lohnabzug bei jedem Kassenfehlbetrag ist arbeitsrechtlich nicht zulässig. Für die konkrete Bewertung eines Schadensfalls sollte die Personalabteilung oder eine arbeitsrechtliche Beratung hinzugezogen werden. Die Fehlgeldentschädigung hebt diese Grundsätze nicht auf.
Abgrenzung zu anderen steuerfreien Leistungen
Die Fehlgeldentschädigung wird gelegentlich mit dem 50-€-Sachbezug nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG verwechselt – oder es wird gefragt, ob beide Bausteine sich gegenseitig ausschließen. Tatsächlich handelt es sich um zwei voneinander unabhängige Töpfe, die parallel gewährt werden können.
Beide Leistungen verfolgen unterschiedliche Zwecke und sprechen unterschiedliche steuerliche Vorschriften an. Eine Kassiererin kann also gleichzeitig 16 € Mankogeld als Risikoausgleich und 50 € Sachbezug als Wertschätzungs-Benefit erhalten – beide Beträge bleiben steuer- und sozialversicherungsfrei.
