Mitarbeitergeschenke steuerfrei: Möglichkeiten und Regeln für Arbeitgeber

Ob Geburtstagsgeschenk, Weihnachtspräsent oder Aufmerksamkeit zum Arbeitnehmerjubiläum: Geschenke an Mitarbeitende sind ein wirksames Zeichen der Wertschätzung – und je nach Anlass und Form steuerfrei oder steuerlich begünstigt. Welche Regel gilt, hängt vom Anlass und von der Form des Geschenks ab.

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Das Wichtigste in Kürze: Arbeitgebende können Mitarbeitenden auf mehreren Wegen steuerfreie Geschenke gewähren. Für persönliche Anlässe wie Geburtstag oder Hochzeit kommen Aufmerksamkeiten bis 60 Euro infrage. Laufende Zuwendungen ohne besonderen Anlass lassen sich über den Sachbezug bis 50 Euro pro Monat abbilden. Für Weihnachtsgeschenke und Betriebsfeiern gelten eigene Regelungen. Allen Wegen gemeinsam ist: Steuerfrei bleiben nur Sachleistungen – Geld ist immer steuerpflichtig.

Welche Geschenke an Mitarbeiter sind steuerfrei?

Welcher steuerliche Weg passt, richtet sich nach dem Anlass und danach, ob es sich um eine einmalige oder eine laufende Zuwendung handelt. Die folgende Übersicht ordnet die häufigsten Situationen dem jeweils passenden Weg zu. Typische Beispiele für steuerfreie Mitarbeitergeschenke sind Geburtstags- oder Jubiläumsgeschenke, Gutscheine, Sachgeschenke und Weihnachtspräsente.

Steuerfreie Mitarbeitergeschenke im Überblick

Hinter den Wegen aus der Tabelle stehen unterschiedliche steuerliche Regelungen für Mitarbeitergeschenke. Einige lassen sich miteinander kombinieren. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Möglichkeiten im Überblick.

Aufmerksamkeiten zum persönlichen Anlass (bis 60 Euro)

Zu einem persönlichen Ereignis im Leben der Mitarbeitenden – etwa Geburtstag, Hochzeit oder die Geburt eines Kindes – können Sie eine Sachzuwendung bis zu 60 Euro gewähren, ohne dass Lohnsteuer oder Sozialabgaben anfallen. Grundlage ist die Lohnsteuer-Richtlinie R 19.6: Es muss sich um eine Sachleistung handeln, eine Geldzahlung ist ausgeschlossen. Die 60 Euro sind eine Freigrenze und gelten brutto, also inklusive Umsatzsteuer – wird sie auch nur geringfügig überschritten, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig. Die Grenze gilt je Ereignis, mehrere persönliche Anlässe sind also möglich, auch im selben Monat. Auch ein Arbeitnehmerjubiläum zählt als persönliches Ereignis; ein reines Firmenjubiläum dagegen nicht. Zu den Aufmerksamkeiten gehören daneben auch Getränke und Genussmittel zum Verzehr im Betrieb – etwa Kaffee, Tee, Wasser oder Obst –, unabhängig von einem konkreten Anlass.

Sachbezug: bis 50 Euro pro Monat

Unabhängig von einem besonderen Anlass können Sie monatlich Sachbezüge bis zu 50 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei gewähren (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Auch das ist eine Freigrenze, und die Leistung muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgen – eine Gehaltsumwandlung ist ausgeschlossen. Typische Form sind Gutscheine oder Sachbezugskarten. Damit ein Gutschein als Sachbezug und nicht als Barlohn gilt, muss er die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG erfüllen und darf nicht in Bargeld auszahlbar sein.

Geschenke zu Weihnachten und Betriebsveranstaltungen

Weihnachten ist kein persönlicher Anlass im Sinne der 60-Euro-Aufmerksamkeit. Ein Weihnachtsgeschenk bleibt daher über andere Wege steuerfrei: über den monatlichen 50-Euro-Sachbezug, sofern er im Dezember noch frei ist, oder, wenn es im Rahmen einer Betriebsveranstaltung überreicht wird, über den Freibetrag von 110 Euro je Feier (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG). Anders als bei den Freigrenzen ist die 110-Euro-Grenze ein Freibetrag: Wird sie überschritten, ist nur der übersteigende Teil steuerpflichtig. Der Freibetrag gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr; anlässlich der Feier überreichte Geschenke werden in die 110 Euro eingerechnet.

Pauschalbesteuerung nach § 37b EStG

Soll ein Geschenk hochwertiger ausfallen und über den genannten Grenzen liegen, kann der geldwerte Vorteil pauschal mit 30 Prozent versteuert werden (§ 37b EStG), zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer. Das Geschenk bleibt damit für die Mitarbeitenden steuerlich unbelastet, die Pauschalsteuer trägt das Unternehmen. Anders als bei den Freigrenzen entfällt durch die Pauschalierung jedoch nicht die Sozialversicherungspflicht: Bei Zuwendungen an eigene Mitarbeitende bleiben die Sozialversicherungsbeiträge bestehen (§ 37b Abs. 2 EStG in Verbindung mit § 1 SvEV).

Welcher Weg eignet sich für welchen Anlass?

In der Praxis lässt sich fast jedes Geschenk einem der vier Wege zuordnen. Für anlassbezogene Geschenke zu persönlichen Ereignissen ist die 60-Euro-Aufmerksamkeit der direkte Weg; ein Gutschein oder ein kleines Sachgeschenk passt hier gut. Für regelmäßige Wertschätzung ohne konkreten Anlass eignet sich die monatliche Gutschein- oder Sachbezugskarte. Bei Weihnachten entscheidet die Situation: ein einzelnes Präsent über den Sachbezug, ein Geschenk auf der Weihnachtsfeier über den Veranstaltungs-Freibetrag. Maßgeblich ist immer, dass es sich um eine Sachleistung handelt – diese Form, nicht der Anlass allein, entscheidet über die Steuerfreiheit.

Mitarbeitergeschenke sind jedoch nur ein Baustein moderner Mitarbeiter-Benefits. Viele Unternehmen kombinieren anlassbezogene Geschenke mit laufenden Benefits wie Internetzuschuss, Essenszuschuss oder Mobilitätsbudget.

Welche Mitarbeitergeschenke sind nicht steuerfrei?

Einige Konstellationen führen verlässlich zur Steuerpflicht:

• Geldgeschenke und Barauszahlungen: sind immer steuer- und sozialversicherungspflichtig, unabhängig vom Anlass.
• Überschrittene Freigrenzen: Liegt der Sachbezug bei 51 Euro im Monat oder das Geburtstagsgeschenk bei 61 Euro, entfällt die Steuerfreiheit für den gesamten Betrag, nicht nur für den übersteigenden Teil.
• Nicht ZAG-konforme Gutscheine: Gutscheine oder Geldkarten mit Barauszahlungsfunktion gelten als Barlohn und sind steuerpflichtig.
• Gehaltsumwandlung: Wird Arbeitslohn in ein Geschenk umgewandelt, entfällt die Begünstigung. Beim 50-Euro-Sachbezug folgt das aus dem Zusätzlichkeitserfordernis, bei der 60-Euro-Aufmerksamkeit daraus, dass umgewandelter Lohn keine Aufmerksamkeit mehr ist, sondern Entlohnung.

Weihnachtsgeschenke: Welche Regel gilt im Dezember?

Zu Weihnachten greift nicht die 60-€-Aufmerksamkeit, sondern der Sachbezug oder der Freibetrag der Weihnachtsfeier. Der häufigste Fehler: Wer monatlich schon 50 € per Gutschein oder Smartcard gibt, hat den Dezember ausgeschöpft – jedes zusätzliche Präsent macht dann den gesamten Monatsbetrag steuerpflichtig. Alle Wege mit Rechenbeispiel stehen im Ratgeber Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter bis 50 Euro.

Geschenke über 60 Euro: Was passiert dann?

Übersteigt ein Geschenk zum persönlichen Anlass 60 €, ist es vollständig Arbeitslohn, nicht nur der Teil über der Grenze. Ein Präsent für 65 € ist also mit 65 € steuer- und beitragspflichtig (R 19.6 Abs. 1 LStR).

Leicht übersehen wird die Umsatzsteuer: Die Grenze gilt brutto. Ein Geschenk für 52 € netto kostet mit 19 % Umsatzsteuer 61,88 € und liegt damit über der Freigrenze.

Hilfreich ist dagegen, dass die Grenze je Ereignis gilt. Fallen Geburtstag und Arbeitnehmerjubiläum in denselben Monat, sind zwei Geschenke zu je 60 € möglich. Ein Firmenjubiläum zählt nicht als persönlicher Anlass, es läuft in der Regel als Betriebsveranstaltung über die 110 €. Soll ein Geschenk bewusst darüber liegen, bleibt die Pauschalierung nach § 37b EStG, mit der Beitragsfolge aus dem Abschnitt oben.

Mitarbeitergeschenke digital verwalten

Wer Geschenke an viele Mitarbeitende ausgibt, steht vor praktischen Fragen: Welcher Betrag ist je Anlass zulässig, wie bleibt die Freigrenze gewahrt, und wie lässt sich der Anlass für eine Lohnsteuerprüfung belegen? Eine digitale Benefit-Lösung bündelt diese Schritte an einem Ort und erspart der Personalabteilung das Verteilen und Prüfen physischer Gutscheine. Mit Hrmony Geschenke gewähren Sie Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen als digitalen Gutschein – innerhalb des steuerlich begünstigten Rahmens bis 60 Euro und mit Zustellung zum gewünschten Anlassdatum, ohne Papiergutscheine zu verteilen.

Fazit

Steuerfreie Mitarbeitergeschenke sind kein Sonderfall, sondern eine Frage des richtigen Wegs: Entscheidend ist, dass es sich um eine Sachleistung handelt – Geld bleibt immer steuer- und sozialversicherungspflichtig. Für persönliche Anlässe wie Geburtstag oder Hochzeit greift die 60-Euro-Aufmerksamkeit, für laufende Wertschätzung der 50-Euro-Sachbezug, für Weihnachten der Sachbezug oder der 110-Euro-Freibetrag der Betriebsveranstaltung. Höherwertige Geschenke lassen sich über die Pauschalbesteuerung nach § 37b abbilden – für eigene Mitarbeitende allerdings weiterhin sozialversicherungspflichtig. Wer Anlass und Form sauber zuordnet und die Freigrenzen im Blick behält, schenkt rechtssicher und steuerfrei.