Case Study: Wie Axel Springer mit Hrmony die Mitarbeiterverpflegung revolutionierte
Kunde: Axel Springer SE
Branche: Medien und Technologie
Herausforderung: Eine flexible und gerechte Verpflegungslösung für eine diverse Belegschaft in einer hybriden Arbeitswelt schaffen.
Lösung: Der digitale Essenszuschuss von Hrmony
Das Ergebnis in Kürze: Axel Springer hat den Verpflegungszuschuss von Papier-Essensmarken auf den digitalen Hrmony Essenszuschuss umgestellt – zusätzlich zum Gehalt, mit Anbindung an die Lohnabrechnung in SAP. 830 Mitarbeitende nutzen den Benefit, das Volumen liegt bei rund 500.000 € steuerfreien Zuschüssen pro Jahr. Die Belegprüfung übernimmt Hrmony, der Roll-out lief über vier Roadshow-Termine mit rund 500 Teilnehmenden.
„Der digitale Essenszuschuss ermöglicht maximale Flexibilität für unsere Mitarbeitenden.“
– André Marx, Head of Benefits & Health, Axel Springer SE
Die Ausgangssituation: Flexibilität als Schlüssel
Individuelle Freiheit und Vielfalt sind Kernelemente der Kultur bei Axel Springer – und dieser Anspruch gilt auch für die Benefits. Auf hybrides Arbeiten besteht im Unternehmen flächendeckend Anspruch: Neben dem Hauptsitz in Berlin arbeiten Mitarbeitende an weiteren Standorten in ganz Deutschland, und ein Teil dieser Standorte hat keine eigene gastronomische Versorgung. Eine Kantine oder ein starres Verpflegungsangebot konnte diese Realität nicht abdecken.
Bis zur Umstellung lief der Verpflegungszuschuss über Papier-Essensmarken. Die sind an ein begrenztes Netz von Akzeptanzstellen gebunden – für Mitarbeitende im Homeoffice oder an einem Außenstandort ohne solche Akzeptanzstellen taugt das nur eingeschränkt.
Die Herausforderung: ein Benefit für alle
Die zentrale Frage war: Wie lässt sich ein Essenszuschuss anbieten, der für Mitarbeitende im Berliner Headquarter genauso viel wert ist wie für die Kollegin im Homeoffice in Hamburg? Die Lösung musste digital sein, mit wenig Verwaltungsaufwand laufen und überall einlösbar sein.
„Wir möchten allen Mitarbeitenden gerecht werden, die standortbedingt keinen Zugang zu firmeneigenen Restaurants haben.“
– André Marx, Head of Benefits & Health, Axel Springer SE
Unternehmen: Axel Springer SE – Medien und Technologie, in über 40 Ländern aktiv, mehr als 16.000 Mitarbeitende weltweit, Hauptsitz Berlin.
Die Lösung: der digitale Hrmony Essenszuschuss
Axel Springer hat den Verpflegungszuschuss auf die Hrmony-App umgestellt – als Zusatzleistung zusätzlich zum Gehalt. Vier Punkte waren dafür ausschlaggebend:
- Überall einlösbar: Mitarbeitende reichen Belege aus Supermarkt, Restaurant, Bäckerei oder von Lieferdiensten ein, ohne an Akzeptanzstellen gebunden zu sein.
- Wenige Klicks in der App: Belege werden fotografiert statt abgetippt.
- Belegprüfung und Abrechnung bei Hrmony: Hrmony prüft jeden Beleg einzeln und stellt die Abrechnungsdaten bereit – bei Axel Springer für die Lohnabrechnung in SAP.
- Gleiche Leistung für alle: Der Benefit hängt nicht davon ab, wo jemand seine Mittagspause verbringt.
Einführung im Konzern: Betriebsrat, Datenschutz, IT
Ein Benefit, der Lohnabrechnung, Steuerrecht und personenbezogene Belegdaten berührt, läuft in einem Konzern durch mehrere Prüfinstanzen. Dort entscheidet sich, ob eine Einführung Monate kostet oder planbar bleibt.
„Ob vor dem Betriebsrat, dem Datenschutz oder unserer IT – das Team von Hrmony ließ keine Fragen offen und hat sich als professioneller und zuverlässiger Benefit-Partner profiliert.“
– André Marx, Head of Benefits & Health, Axel Springer SE
Auch das Onboarding wurde für Axel Springer individuell aufgesetzt: neben der technischen Implementierung digitale Informationsmaterialien vom Mailing bis zur Intranet-Infoseite, dazu eine eigene Roadshow mit vier Terminen, in denen das Customer Success Team von Hrmony gemeinsam mit dem Benefits-&-Health-Team von Axel Springer rund 500 Teilnehmenden den neuen Zuschuss vorstellte.
Das Ergebnis
830 Mitarbeitende nutzen den digitalen Essenszuschuss, das Volumen liegt bei rund 500.000 € steuerfreien Zuschüssen pro Jahr. Der Verwaltungsaufwand im HR-Team ist gesunken, weil Belegprüfung und Abrechnungsdaten bei Hrmony liegen.
„Wir sind begeistert: Der digitale Essenszuschuss von Hrmony ist verwaltungsarm, 100 % rechtskonform und besonders wirtschaftlich. Was will man mehr?“
– André Marx, Head of Benefits & Health, Axel Springer SE
Was sich auf andere Unternehmen übertragen lässt
Drei Punkte aus diesem Fall gelten unabhängig von der Unternehmensgröße:
- Der Einlöseradius entscheidet über die Nutzung. Sobald Mitarbeitende an mehreren Standorten oder im Homeoffice arbeiten, erreicht nur ein Zuschuss ohne festes Akzeptanznetz alle gleichermaßen.
- Zusätzlich zum Gehalt statt Gehaltsumwandlung. Axel Springer gewährt den Zuschuss als echte Zusatzleistung – die Variante, die Mitarbeitende als Plus wahrnehmen.
- Die Prüfinstanzen früh einbinden. Betriebsrat, Datenschutz und IT sind nicht der letzte Schritt, sondern der eigentliche Zeitfaktor eines Roll-outs.
Tiefer einsteigen
Das vollständige Interview mit André Marx steht in der Erfolgs-Story zu Axel Springer. Den Gesamtüberblick zum Thema liefert der Deep Dive Essenszuschuss, Detailfragen zu Werten, Belegen und Abwicklung beantworten die 15 häufigsten Fragen zum digitalen Essenszuschuss, und die Grundlagen stehen im Glossar unter Essenszuschuss. Wie Benefits auf Mitarbeiterzufriedenheit und Unternehmenskultur wirken, ordnen die beiden Glossarbeiträge ein.
